Assistant secrétariat des instances F/H

Assistant secrétariat des instances F/H

Et si révéler chaque potentiel c’était faire progresser tout le monde ?
En tant qu’acteur majeur de la protection sociale en France nous œuvrons quotidiennement auprès de nos 2,2 millions d’assurés en leur proposant des solutions pérennes, performantes et adaptées pour les protéger tout au long de leur vie en santé, prévoyance, épargne, services financiers et retraite complémentaire.
Paritaire et mutualiste nous sommes pleinement engagés au sein de la société et contribuons au développement économique des entreprises et à l’équilibre social. Chaque année nous consacrons près de 17 millions d’euros à la mise en œuvre d’actions de solidarité.
Nos collaborateurs évoluent dans un environnement qui articule performance sociale et performance économique afin d’être en résonnance avec la Raison d’Etre qui est la nôtre : “par une relation proche et attentionnée, soutenir toutes les vies, toute la vie.”
APICIL, Uniques, Ensemble.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

Au sein d’une équipe composée de 4 personnes, vos missions seront les suivantes : 

• Anticiper et organiser les réunions d’instances selon le calendrier annuel et dans le respect de la réglementation et des statuts : logistique, convocations, préparation et constitution des dossiers d’instances…
• Assurer les relations entre le service et les interlocuteurs internes, fourniture des documents des instances, signatures …
• Préparer, rédiger et mettre en forme des documents (courriers, notes, tableaux, présentations, préparation trame PV), gérer la confidentialité
• Assurer les relations avec les administrateurs, gérer leurs déplacements
• Rechercher, diffuser et archiver les informations et les documents
• Gérer l’administratif du service : demandes et réception d’achats, validation des factures, demandes d’habilitations informatique, gestion du courrier, demandes d’intervention logistique ou maintenance, organisation de séminaires (recherche d’un lieu, réservations…) …

De manière occasionnelle, pour la direction générale :

• Répondre aux appels téléphoniques, « filtrer », identifier les urgences, prendre les messages
• Suivre et tenir l’agenda : planifier les rendez-vous et les déplacements

CONNAISSANCES REQUISES POUR LA TENUE DE L’EMPLOI :

Vous êtes titulaire d’un Bac +2 dans le domaine administratif, juridique, de l’assistanat ou équivalent, ou vous justifiez d’au moins deux ans d’expérience en tant qu’assistant(e), idéalement au sein d’un secrétariat général, d’une direction corporate ou d’un environnement institutionnel. Vous maîtrisez les outils bureautiques ainsi que les techniques d’assistanat, notamment la préparation de dossiers, l’organisation de réunions et la gestion documentaire. Vous présentez une appétence pour les sujets juridiques corporate et faites preuve d’organisation, de rigueur et d’une grande fiabilité dans le suivi de vos missions. Vous possédez par ailleurs d’excellentes qualités relationnelles, vous savez interagir avec des interlocuteurs variés dans un cadre institutionnel exigeant, et vous adoptez une posture professionnelle, alliant discrétion, sens du service et respect de la confidentialité. Enfin, vous travaillez avec autonomie, démontrez de la proactivité et êtes capable de vous adapter à un environnement dynamique.